Облачная онлайн-касса
Содержание:
- Принцип работы виртуальной онлайн-кассы
- Для всех
- Что такое виртуальная касса
- ИП на спецрежимах
- Шаг 1. Фискальный накопитель: на 15 или 36 месяцев
- Облачная онлайн-касса для интернет-магазина без кассового аппарата (работающая как платежный агент)
- Лучше взять облачную кассу в аренду или купить физическую?
- Аренда облачной онлайн-кассы
- Требования к онлайн кассам
- Кому нужна онлайн касса по закону?
- Шаг 4. Оптимальная стационарная касса: простая кнопочная, смарт-терминал или POS-система
- Вопросы и ответы
- Типы облачных онлайн-касс
- Что такое облачные онлайн-кассы
- Для чего вводят онлайн кассы
- Принципы функционирования облачной онлайн-кассы
- Шаг 2. Облачная или стационарная касса
- Плюсы и минусы облачной онлайн-кассы без кассового аппарата
Принцип работы виртуальной онлайн-кассы
По схеме работы виртуальные кассы можно разделить на две категории:
- интегрированные с устройством онлайн-ККТ;
- виртуальные кассы, операции по которым фиксируются в облачном сервисе.
Синхронизация онлайн-кассы и ККТ
Прежде чем подключить кассовое оборудование к виртуальному сервису платежей, необходимо ознакомиться с перечнем решений, которые предоставляются клиентам данными сервисами. Большое значение в этом вопросе имеет модель ККТ, и для каждой категории контрольно-кассовой техники существуют свои виртуальные ПО, работа которых должна соответствовать прошивке кассы.
Подключение фискального накопителя данных к облаку происходит следующим образом:
- Онлайн-кассу необходимо установить и настроить в соответствии с работой организации. Оборудование в обязательном порядке должно пройти регистрацию в ФНС и ОФД, если облачный сервис не предоставляет собственных услуг по обработке фискальных данных.
- Обеспечить бесперебойное подключение к интернету.
- Бизнесмен должен зарегистрироваться на портале поставщика виртуальных кассовых услуг.
- Выбор пакета услуг и оплата тарифа.
- Синхронизация кассы с облаком. Для этого необходимо установить специальный драйвер и прописать данные облачного сервера, а в пользовательском кабинете указать данные фискального регистратора и торговой точки, к которому он привязан.
Онлайн-касса, взаимодействующая с облаком, обладает более широким функционалом:
- мониторинг всех финансовых операций;
- формирование и хранение отчетной документации;
- аналитика рабочих процессов;
- контроль над состоянием устройства;
- автоматическое обновление программного обеспечения;
- формирование товарной номенклатуры, сбор статистики и данных по товарообороту;
- контроль работы всех филиалов организации.
Синхронизация онлайн-сервисов с арендованным оборудованием
Владельцу магазина нет необходимости самостоятельно взаимодействовать с ККТ. Контрольно-кассовая техника просто регистрируется на имя предпринимателя, но находится при этом у поставщика операторских услуг. При этом арендодатель обеспечивает корректную работу магазина и бесперебойный обмен фискальными данными.
Процесс настройки рабочих процессов с арендованной ККТ:
- Регистрация на портале арендодателя.
- Подбирается оптимальный пакет услуг и оборудование исходя из требований магазина.
- Оплата услуг поставщика.
- Регистрация кассового оборудования в налоговых органах и в ОФД (как правило, поставщики берут на себя эти хлопоты).
- В личном кабинете выбранного облачного сервиса предприниматель может производить контроль над всеми рабочими процессами.
Для всех
Используйте готовые решения
Сейчас на рынке много предложений, что называется, из коробки. Речь о решениях типа «ККТ+договор с ОФД». Они позволят сэкономить время на поиски подходящей по параметрам техники, а зачастую и денежные средства — за счет акций и скидок. Кроме того, коробочные решения могут включать специальное ПО для более удобной работы с кассой.
Не забывайте, что закон еще не доработан
Кассовая реформа уже началась, однако закон 54-ФЗ в его новой редакции далеко не идеален. То и дело возникают сложности в понимании, а неправильные трактовки зачастую приводят к нелогичным выводам. Пояснения Минфина и ФНС немного упрощают ситуацию, но и там еще не до конца пришли к пониманию некоторых вопросов.
Например, недавно Минфин пояснил, что предприниматели, которые по старым правилам не были обязаны применять ККТ, могут до 1 июля 2018 года проводить без кассы прием электронных средств платежа. Однако на банковские карты это правило не распространяется! Получается, без ККТ разрешен прием электронных валют (WebMoney, PayPal, Яндекс.Деньги и других) и оплата по платежному поручению. Но подавляющее большинство клиентов оплачивает товар через интернет именно банковскими картами. Так стало ли бизнесу легче от разъяснений Минфина? К тому же не стоит забывать, что они не имеют силы закона, а судебная практика по новым условиям будет наработана еще нескоро.
Что такое виртуальная касса
Итак, что такое онлайн касса с 2017 года? Это не принципиально новое устройство, а обычный аппарат, в корпус которого встроен специальный программно-технический модуль — фискальный накопитель (ФН). Новая ККТ выпускается с ним сразу, а в большинство действующих моделей его можно доставить. Модернизация обходится немного дешевле: от 6 до 15 тыс. рублей, тогда как стоимость нового образца составляет 30–50 тыс. рублей.
Фискальный накопитель выполняет несколько функций:
- записывает, шифрует и хранит данные о платежных операциях;
- формирует фискальные признаки, которые нельзя изменить;
- преобразует чеки в фискальные документы и передает ОФД.
Выглядит онлайн касса так же, как обычная, но при этом непрерывно передает сведения на сервер налоговой службы через Интернет. Связь осуществляется через специальные организации ОФД — операторов фискальных данных. Их список размещен на сайте ФНС, на апрель 2017 года в нем присутствует 9 наименований. Указаны адреса, по которым можно узнать о тарифах обслуживания и условиях. В среднем их услуги обходится в сумму около 3 тыс. рублей в год. Адаптированную контрольно-кассовую технику необходимо перерегистрировать через личный кабинет на сайте налоговой до 1 июля 2017 года.
ИП на спецрежимах
К первому июля 2018 года работать с ККТ должны будут и те, кто раньше такой обязанности не имел. В частности, плательщики ЕНВД и предприниматели на патентной системе. Пока они могут работать без применения кассовых аппаратов. Но некоторые решили не откладывать их внедрение, ведь это придется сделать в любом случае.
Однако предпринимателям, которые применяют патентную систему налогообложения или «вмененку», советуем не торопиться. Дело в том, что на рассмотрении в Госдуме находятся поправки в Налоговый кодекс, которые позволят им сэкономить на онлайн-кассах. Речь о законопроекте № 18416-7, который был принят в первом чтении еще в конце прошлого года. Он предусматривает налоговый вычет на расходы по внедрению ККТ для предпринимателей, применяющих указанные спецрежимы. Льгота распространится на ИП, которые зарегистрируют аппараты в течение 2018 года. Послабление будет представлено в виде налогового вычета, сумма которого составит 18000 рублей за единицу техники.
На указанный законопроект ссылался Минфин в своем письме от 09.12.2016 № 03-01-15/73543. Хотя документ еще не принят, есть надежда, что в ближайшие месяцы он приобретет силу закона.
Шаг 1. Фискальный накопитель: на 15 или 36 месяцев
Фискальный накопитель (ФН) — это память кассы, устройство, которое хранит информацию обо всех проведённых расчётах.
ФН привязан к конкретному кассовому аппарату, с которым он регистрируется в налоговой. При замене кассы нужно заново покупать фискальный накопитель и ставить их на учёт вместе.
Фискальные накопители бывают двух видов в зависимости от срока действия: на 15 или 36 месяцев. Выбирать их нужно с учётом вида деятельности, налогового режима и масштабов бизнеса.
Кому подойдёт ФН на 15 месяцев
- Все ИП с общей системой налогообложения (ОСНО).
- Торговля подакцизным товаром. Если ИП продаёт алкоголь, табак, лекарства и т. д.
- Много продаж. Если ИП пробивает более 200 чеков в день.
Кому подойдёт ФН на 36 месяцев
- Все ИП с услугами. ИП на любом налоговом режиме, если они оказывают любые услуги.
- Все ИП на спецрежимах. Если ИП занимается торговлей и применяет упрощённую систему налогообложения (УСН), платит единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН) или работает по патенту.
Кому подойдёт любой ФН — на 15 или 36 месяцев
- Отдалённая местность. ИП работает с кассой в автономном режиме из-за труднодоступности связи.
- Сезонный бизнес. У ИП сезонная работа или торговля, но без подакцизных товаров, и мало чеков.
- ОСНО + спецрежимы. Если ИП совмещает общую систему налогообложения и УСН, ЕСХН или патент.
ФН выпускаются со сроком действия 15 и 36 месяцев, но память может закончиться раньше, если ИП передаёт много информации в налоговую. Тогда придётся заменить ФН до окончания предельного срока.
ФН на 15 месяцев стоит от 8500 ₽. Через 15 месяцев (или даже раньше) его придётся заменить — купить новый и поставить на учёт в налоговой.
ФН на 36 месяцев — от 12 500 ₽. Его придётся менять через три года (или раньше).
Сам кассовый аппарат выбрать сложнее, чем фискальный накопитель.
Облачная онлайн-касса для интернет-магазина без кассового аппарата (работающая как платежный агент)
К числу наиболее известных поставщиков услуг по доступу к облачным кассам в формате, наиболее приспособленном к потребностям начинающих предпринимателей — то есть, сервисов, работающих по агентской схеме, можно отнести такие компании как:
Сайпикс (Cypix)
Сервис Сайпикс () выступает полноценным платежным агентом — предоставляя услуги по фискализации с использованием собственной контрольно-кассовой техники (и собственных фискальных накопителей). Пользователю таких услуг нет необходимости заботиться о регистрационных процедурах с участием ФНС: всю необходимую работу в данном направлении сервис выполнит сам.
В распоряжении пользователя сервиса Сайпикс — полноценный платежный агрегатор, позволяющий проводить оплату посредством самых востребованных онлайн-инструментов: банковских карт, платежных систем. Возможно размещение ссылок на страницу оплаты через сервис в тексте электронных писем, сообщений в Instagram, Facebook и других мессенджерах.
Размер комиссии за фискализацию платежей (по существу, дополненную эквайрингом и обеспечением оплаты за счет электронно-платежных систем) с помощью облачной онлайн-кассы Cypix составляет 1-3% в зависимости от вида деятельности и объема ежемесячных операций.
Робокасса (ROBOKASSA)
ROBOKASSA () — очень близкий аналог сервису Cypix, прежде всего, с точки зрения юридического статуса, а также функционала. Робокасса — известнейший на российском рынке бренд, предоставляющий разнообразные услуги по сопровождению онлайн-расчетов.
При введите промо-код 01onlainkassy и получите скидку до 30% на обслуживание в сервисе РОБОКАССА на первые 3 месяца (применяются условия тарифа «Реальный» даже на начальном этапе).
Видео – как зарегистрироваться в сервисе Робокасса:
Лучше взять облачную кассу в аренду или купить физическую?
Покупка физической кассы означает, что вы самостоятельно будете следить за ее сохранностью, функционированием и техническим обслуживанием. В случае сбоя или поломок необходимо будет обращаться за помощью к специалистам сервисного центра.
Аренда облачной кассы подразумевает собой, что решение всех технических проблем ложится на плечи арендодателя. Не нужно покупать дополнительно ПО, оборудование или нанимать технический персонал. Даже открытие и закрытие смены происходит автоматически.
Для нее не нужна специальная подготовка или знания, а бесперебойная работа снижает издержки по простою торговых точек в случае с выходом из строя ККТ.
Аренда облачной онлайн-кассы
Процесс подключения к сервису облачных касс состоит из следующих этапов:
- Регистрация личного кабинета на сайте сервиса
- Заключение договора с сервисом
- Выбор требуемого числа касс, оплата аренды и установки ФН
- Заключение договора с оператором фискальных данных
- Регистрация касс в налоговой службе
- Фискализация касс через личный кабинет
- Подключение касс к платежной форме и CMS сайта
Весь процесс подключения осуществляется полностью онлайн. Для подписания договора и регистрации касс вам потребуется электронная подпись. Оформите ее заранее, если вы еще не сделали этого.
Подключать кассы к платежной форме и сайту можно вручную или с помощью готового модуля. Заранее уточните, для каких сервисов и CMS они доступны. Для ручной настройки компания предоставит вам API, который позволит собрать готовый модуль для вашего сайта. В таком случае, вам потребуется помощь web-разработчика для правильной настройки.
Требования к онлайн кассам
Требования, которым соответствует полнофункциональная касса онлайн для магазина, подробно расписаны в ст. 4 закона 54-ФЗ. Она должна:
- иметь опломбированный корпус с фискальным накопителем внутри, и заводским номером, часы;
- обеспечивать печать бумажных чеков; для Интернет магазинов и автоматических устройств для выдачи БСО допускается подключение отдельного принтера;
- формировать фискальные чеки в электронной форме, исключая возможность объединения расчетов по нескольким платежным операциям;
- печатать штрих-код (QR), содержащий в закодированном виде все проверочные реквизиты (дату, номер, сумму и признак расчета, номер фискального накопителя и признак документа);
- производить обмен данными с ОФД, и выдавать отчеты о текущем состоянии расчетов.
Использовать можно только аппараты, включенные в реестр ФНС, там же можно посмотреть информацию о своей кассе. Уточнить возможность ее доработки можно у производителя, и при этом не стоит торопиться. Многие из них еще не прошли окончательную экспертную оценку, и нужно сразу проверять обеспечивает ли техника все необходимые реквизиты на чеке.
Так, в фискальных документах, передающихся в налоговую, нужно будет указывать ставки НДС. Следовательно, программное обеспечение онлайн кассы должно обеспечивать потоварную фиксацию сумм, причем с учетом бонусных и дисконтных скидок.
Кому нужна онлайн касса по закону?
От необходимости приобретения и использования новой или модернизированной ККТ не спасает даже применение налоговых спецрежимов и микромасштаб коммерческого начинания. В 2019 году онлайн кассы должны применять:
- юрлица;
- предприниматели на ОСНО, УСН, ЕСХН;
- ИП на патенте и ЕНВД (общепит и розница) с наемным персоналом.
Последними на обязательное использование кассовых аппаратов с фискальным модулем перейдут предприниматели на патенте и ЕНВД, не имеющие сотрудников. Для них срок на подготовку истекает 1 июля 2019 года.
Несмотря на практически сплошной охват средствами ККТ, налоговики оставили несколько направлений, где можно работать без онлайн касс, ст. 2 закона 54-ФЗ от 2003 года:
-
продажа печатных изданий периодического выхода;
-
передача ценных бумаг;
-
обилечивание пассажиров общественного транспорта;
-
обеспечение учеников и преподавателей питанием в образовательных учреждениях;
-
торговля на рынке с открытых прилавков (только непродовольственный ассортимент);
-
выносная торговля, безалкогольные напитки в розлив и из автоцистерн;
-
прием вторсырья (кроме металлолома и драгметаллов);
-
ремонт обуви, металлической галантереи;
-
услуги по присмотру за немощными и детьми, платная помощь по вспашке приусадебных наделов и распиловке дров, услуги носильщиков в местах отправления и прибытия пассажиров;
-
передача в аренду собственного жилья (только для ИП).
Закон также не требует использования ККМ в банках при совершении безналичных переводов и в автоматических торговых аппаратах при условии, что они работают исключительно с монетами и без подключения к сети электропитания или аккумулятору.
Отдельно стоит упомянуть самозанятых граждан (участников эксперимента по внедрению налога на профессиональную деятельность).
Эту категорию налогоплательщиков ввели в действие с 1 января 2019 года законом 422-ФЗ от 2018 года.
При проведении расчетов с клиентами им достаточно использовать специализированное приложение «Мой налог», в котором автоматически присваивается фискальный номер торговой операции.
Стандартная комплектация онлайн кассы
К сожалению, простое прочтение закона о применении ККТ № 54-ФЗ не сможет облегчить предпринимателю задачу по выбору нужной ему модели и определиться с суммой затрат. В нем лишь указано, что входит в обязательный стандартный набор:
- сам кассовый аппарат (из реестра разрешенной ККТ);
- фискальный накопитель;
- модуль для передачи информации через сеть Интернет (доступ может быть проводной, мобильный, по Wi-fi).
По желанию ИП можно купить дополнительное оборудование:
- сканер штрих-кодов;
- эквайринговый терминал;
- сканер для акцизных марок;
- модуль беспроводного подключения оборудования (если недостаточно портов для подключения всех составляющих);
- модуль обмена информацией с ЕГАИС.
Из нематериальных активов потребуется:
- специализированное ПО для загрузки торговой номенклатуры;
- программа для работы кассира, устанавливается на ПК;
- ПО для отправки информации оператору фискальных данных (ОФД)
- договор обслуживания с оператором фискальных данных из списка на сайте ФНС.
Шаг 4. Оптимальная стационарная касса: простая кнопочная, смарт-терминал или POS-система
Автономная касса с кнопочной клавиатурой. Небольшое устройство с маленьким экраном, как у калькулятора, и минимумом возможностей. Это самый простой вариант, но подходит только при ассортименте до 20–30 позиций.
Смарт-терминал с сенсорным экраном. Устройство с большим экраном, напоминает смартфон или планшет. Для работы требуется установка приложений для управления данными о товарах и расчётах. Вариант для любого бизнеса.
POS-система из нескольких компонентов. Комплексное решение, основа которого — фискальный регистратор. Для работы нужно ещё подключение к компьютеру/планшету и другому оборудованию. Подходит крупному бизнесу.
Особенности разных видов стационарных касс
- Кнопочные аппараты — очень бюджетное решение, но с ограниченными возможностями. Любые изменения должен вносить технический специалист. Придётся тратиться на его вызов и тормозить работу до его приезда. Обычно доступно всего 1–2 дополнительных устройства. Нельзя подключить электронные весы, и данные нужно вносить в кассу вручную. Зато легко переносить с собой, если модель с аккумулятором и работает не только от сети.
- Слабое место смарт-терминалов — их экран, а при его повреждении придётся отдавать в ремонт весь аппарат. Владельцы смарт-терминалов «подсаживаются» на программное обеспечение — без обновлений и приложений работать не удастся. Зато ошибки и сбои специалисты могут устранять в удалённом режиме. И сотрудникам удобно выбирать позиции в заказе и даже показывать клиенту меню на экране.
- POS-система, собранная из разных устройств, позволяет более гибко решать задачи бизнеса. Главный элемент — фискальный регистратор — неубиваемая коробочка, а всё остальное оборудование можно спокойно менять, не дожидаясь приезда специалиста. Но также придётся регулярно платить за ПО.
Критерии | Автономная касса | Смарт-терминал | POS-система |
---|---|---|---|
Стоимость | Самый дешёвый вариант | Стоимость средняя | Комплексное решение дороже |
Изменения вслед за законом | Нужно вызывать специалиста для перепрошивки. Иногда, если это невозможно — менять аппарат | Автоматическое обновление ПО | Автоматическое обновление ПО |
Скорость работы | Низкая: кассир считает сумму, вносит данные вручную в аппарат | Высокая: интуитивно понятный интерфейс, удобно вводить данные на экране | Очень высокая: вводить данные можно с клавиатуры |
Автоматизация, учёт и аналитика | Нельзя подключить к сервисам бухучёта, товароучётной системе, программе аналитики | ПО позволяет всё автоматизировать | Больше возможностей для интеграции с разным ПО |
Вопросы и ответы
За первый год разница в цене несущественная: решение с собственной кассой выгоднее на 10% — 30%. Однако со второго года разница возрастает. Причина в том, что стоимость аренды не снижается и вместе с тем приходится дополнительно тратиться на фискальный накопитель.
Если предприниматель использует собственную ККТ, то он оплачивает только услуги сервиса фискализации и покупает ФН. В результате за несколько лет разница в стоимости может составлять до 90% в пользу решения с собственной кассой.
Удобна ли аренда виртуальной онлайн-кассы?
Удобство этой услуги заключается в возможности передать на аутсорс все обязанности по сопровождению, обслуживанию и ремонту ККТ. И если для крупного бизнеса расходы на это решение не такие существенные, то для малого они могут быть весьма ощутимы. А поскольку кассовые аппараты ломаются очень редко, зачастую просто нет смысла отдавать обслуживание на аутсорс и переплачивать за это.
Какой договор заключается при аренде онлайн-кассы?
Заключается договор аренды оборудования на территории поставщика услуг с предоставлением удаленного доступа к кассовому аппарату. Образец документа можно заранее запросить у компании, которая предоставляет услугу.
Типы облачных онлайн-касс
Облачные технологии характеризуется удобством, доступностью, простотой использования и надежностью.
Это стали учитывать многие производители контрольно-кассового оборудования, работающего через Интернет.
Сегодня услуги облачных онлайн-касс предлагают следующие популярные компании:
- Всё в кассу;
- АТОЛ;
- OrangeData.
В штат этих организаций входят квалифицированные работники, которые в указанное время произведут регистрацию,
настройку и запуск оборудования, арендованного или приобретенного предпринимателем для работы по текущему законодательству.
Услуги представленных компаний оплачиваются в согласованности с количеством работающей техники.
За 1 единицу оборудования в среднем взымается 1.5 тыс. рублей ежемесячно.
Сервис Всё в кассу предоставляет клиентам выгодные условия сотрудничества.
При этом ОФД предоставляется в подарок. Специалисты гарантируют безопасность обрабатываемых данных,
а также возможность использования одного аппарата для 15 и больше автоматов вендингового типа.
Предыдущая
ВидыВиды онлайн-касс
Следующая
ВидыОбзор онлайн касс 2020
Что такое облачные онлайн-кассы
По сути, это сервис, который позволяет вам взять в аренду одну или несколько онлайн-касс без кассового аппарата. Вместо покупки собственного оборудования вы подключаетесь к удаленному аппарату, расположенному в дата-центре сервиса. Через него будет проводиться вся информация о транзакциях, которая будет передаваться в ФНС через оператора фискальных данных.
Задача сервиса — обеспечить подключение кассовых аппаратов к магазину и бесперебойный доступ к ним. Он предоставляет все необходимые инструменты для настройки касс и подключения их к сайту. Также он поможет зарегистрировать кассу в налоговой службе и заключить договор с ОФД.
Используемое в облачной кассе оборудование соответствует требованиям 54-ФЗ. Оно позволяет установить фискальный накопитель, который служит для хранения и передачи данных о транзакциях. Кассы постоянно подключены к интернету для обмена данными с платежной формой на сайте и налоговой службой. Также они отправляют электронные чеки покупателям.
Для чего вводят онлайн кассы
Главное объяснение заключается в том, что старые кассы безнадежно устарели, и требуется новое оборудование, способное работать через Интернет. Предполагается, что переход на онлайн кассы с 2017 года принесет пользу всем участникам рынка.
- Налоговая инспекция будет получать информацию о всех проведенных платежах в режиме реального времени. Это облегчит контроль за учетом выручки, подлежащей налогообложению. ФНС обещает сократить количество выездных проверок, поскольку информацию можно будет обработать камеральным путем. Учитывая, что кассы онлайн для магазинов и предприятий услуг должны будут поставить даже ИП на «вмененке» и патенте, это будет почти 100 % охват торгового оборота в стране.
- Для организаций и предпринимателей видят преимущества в том, что регистрацию ККТ можно проводить через личный кабинет, не доставляя технику в ФНС. Не нужно хранить годами ЕКЛЗ с копиями чеков, которые раньше требовались при налоговых проверках. Не потребуется заключать договор на техобслуживание ККТ, однако взамен этого появился другой — с ОФД. Отдельные рыночные эксперты заявляют, что предприниматели выиграют уже потому, что потеряют конкурентные преимущества те, кто работал «мимо кассы».
- Покупатели получают возможность в любое время получить, или восстановить при необходимости утерянный чек. Это повышает их потребительскую защищенность. Однако сейчас трудно представить, что запрос электронных чеков на телефон или e-mail станет массовым явлением. Особенно в продуктовом магазине в час «пик».
По большому счету, новый порядок приветствуют пока только государственные чиновники. Обязательное применение онлайн касс позволит контролировать им товарные потоки, цены в разных магазинах и регионах. Для предпринимателей на сегодня это новые затраты, хлопоты с поиском подходящего оборудования и перерегистрацией ККТ. Плюс к этому нужно обеспечить постоянный доступ к Интернету.
Принципы функционирования облачной онлайн-кассы
Касса в облаке регистрирует и отправляет в ФНС платежи по утвержденному порядку действий, представленных ниже:
- оплата товаров или услуг потребителем;
- передача сведений об оплате в удаленный сервис онлайн кассового устройства;
- фиксирование платежа кассовой техникой;
- передача информации оператору фискальных данных (далее ОФД);
- составление чека на кассовом устройстве с присвоением кода регистрации;
- электронная версия чека отправляется потребителю СМС сообщением или на электронную почту.
Работа виртуальной кассы онлайн возможна только в случае ее регистрации на сайте налоговой службы. Пользователем считается лицо, использующее оборудование для приема и обработки платежей за товары или услуги. Регистрация устройства происходит именно на имя этого пользователя. Подключение к системе кассы, разработанной на принципах облачных технологий, проходит в 6 этапов:
- формирование субъектом коммерческой деятельности квалифицированной электронной подписи;
- регистрация оборудования на онлайн-ресурса арендодателя;
- получение пользователем параметров технического изделия и ОФД, необходимые для поставки оборудования на учет в налоговой службе;
- ввод запрашиваемой информации облачной онлайн-кассы в федеральной налоговой службе;
- выдача пользователю налоговой организацией номера, под которым была совершена регистрация;
- передача номера арендодателю изделия (далее арендодатель вводит их в ККТ);
- завершение регистрации и начало работы с кассовым аппаратом.
Известным арендодателем оборудования является АТОЛ. Он владеет официальным сайтом, где пользователь вводит нужную информацию в соответствующих полях. К этому относятся заполнение формы предприятия. Далее следует подписать договор аренды и зарегистрировать первый платеж. При выполнении всех пунктов виртуальная касса будет регистрировать чеки и передавать информацию в ФНС в соответствии с государственными стандартами.
В договоре рекомендуется указать ответственных лиц за выход из строя изделия, а также срывы работы этого аппарата. В большинстве случаев работники ЦОДа берут на себя такую ответственность. В документе указывается примерное время, которое в случае поломки оборудование будет бездейственным. В течение этого периода работники восстановят работу изделия.
Вы пользуетесь онлайн-кассой?
ДаНет
Шаг 2. Облачная или стационарная касса
Для разных видов бизнеса подходят разные решения — в офлайн-деятельности необходима стационарная касса, а для онлайна потребуется облачная касса. Разберёмся, в чём разница и как они работают.
Стационарная касса
Стационарную кассу можно установить в магазине или офисе. Её применяют при непосредственном контакте с клиентами: когда покупатели приходят за покупкой или оплачивают заказ лично. Стационарную кассу можно купить или взять напрокат у производителя.
Облачная касса
Выглядит это как приложение на мобильном устройстве или компьютере. Сервис подходит только для дистанционных расчётов с клиентами: например, при продажах на сайте, в соцсетях или на территории клиента.
Облачная касса физически находится не у бизнесмена, ему дают лишь удалённый доступ к ней на условиях аренды — платить нужно за каждый месяц.
Условия, в которых можно использовать облачную кассу
- онлайн-продажи через сайт;
- продажи через мобильное приложение;
- приём платежей курьерами по месту доставки;
- услуги населению с оплатой на выезде;
- продажи и услуги через вендинговые автоматы.
Плюсы и минусы облачной онлайн-кассы без кассового аппарата
Преимущества арендованных облачных касс в том, что:
- они не занимают место в офисе компании или на складе;
- не надо беспокоиться о перебоях с электроснабжением и прочих неприятностях;
- не надо нанимать кассира;
- не надо заниматься самостоятельной заменой фискальных накопителей;
- есть возможность автоматического управления процессами открытия и закрытия каждой рабочей смены;
- в личном кабинете можно просматривать аналитику продаж, историю транзакций, вести учет товара, подключать дополнительные сервисы;
- не нужно тратить деньги за покупку программного обеспечения.
Еще один недостаток – отсутствует возможность оформления чеков на бумаге.