Онлайн-кассы для ип ─ правила применения в 2021 году

Кто обязан с 1 июля осуществить переход на онлайн-кассы

Отсрочка на применение онлайн-касс для ИП без наёмных работников была введена Федеральным законом от 06.06.19 № 129-ФЗ. С 1 июля 2021 года освобождение перестанет действовать. С этого момента бизнесменам, которые работают или осуществляют услуги своими силами (к примеру, парикмахеры, массажисты, клинеры и ландшафтные дизайнеры), придётся использовать ККТ. Также отсрочка более не будет действовать для предпринимателей, самостоятельно реализующих товары собственного производства, такие как торты, мебель, предметы украшения интерьера или садового участка.

С июля такие ИП будут обязаны проводить все платежи за товары, работы и услуги исключительно с помощью кассового аппарата. Соответственно, необходимо приобрести кассовый аппарат и составить контракт с ОФД, который впоследствии пересылает информацию о выбитых чеках в налоговый орган.

Следует обратить внимание на то, что не всегда может понадобиться кассовый аппарат, если предприниматель без сотрудников использует патентную систему налогообложения. Исключения перечислены в п.2.1 ст.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ о применении ККТ

Опираясь на это положение, приобретать и применять кассовый аппарат с июля 2021 года предстоит исключительно ИП на патенте, которые занимаются определенными видами деятельности. Перечислим эти сферы бизнеса:

• косметические и парикмахерские услуги (подп. 3);
• ремонт электронной бытовой техники и приборов, часов, предметов и изделий из металла, изготовление металлических изделий по заказам граждан (подп. 6);
• ремонт и техобслуживание мото- и автотранспортных средств, мотоциклов, машин и оборудования, мойка автотранспорта, полировка и аналогичные услуги (подп. 9);
• перевозка грузов и пассажиров автомобильном транспортом (подп. 10 и 11);
• ветеринарные услуги (подп.18);
• проведение занятий по физкультуре и спорту (подп. 28);
• перевозка пассажиров и грузов водным транспортом (подп. 32 и 33);
• охота и ведение охотничьих хозяйств (подп. 37);
• медицинская и фармацевтическая деятельность по лицензии (подп. 38);
• услуги по прокату (подп. 40);
• розничные продажи через объекты с площадью торгового зала не более 150 кв. метров по каждому объекту, объекты стационарной торговой сети без торговых залов или объекты нестационарной торговой сети (подп. 45 и 46);
• услуги общепита через объекты, имеющие залы обслуживания посетителей площадью не более 150 кв. метров по каждому объекту, или без зала обслуживания (подп. 47 и 48);
• производство молочной продукции (подп. 53);
• рыбная ловля товарная и спортивная, разведение рыбы (подп. 56);
• ремонт компьютеров и коммуникационного оборудования (подп. 63),
• услуги стоянок для транспорта (подп. 65).

Также если вследствие проверки будет обнаружено, что ИП, обязанный выдавать кассовые чеки после 1 июля, продолжает работать без онлайн-кассы, то ему выпишут штраф в размере от одной четвёртой, до половины суммы счёта, но минимум 10 тыс. руб. Если нарушение будет совершено повторно и объём расчёта будет составлять свыше 1 млн. руб., то действия организации могут быть приостановлены на срок до 90 суток. Если касса не согласуется с требованиями или нарушен порядок регистрации и использования ККТ, тогда наказанием может послужить уведомление или взыскание от 1500 до 3000 руб. Подобное наказание за неиспользование ККТ и прочие кассовые нарушения установлено статьёй 14.5 КоАП.

Шаг 4. Оптимальная стационарная касса: простая кнопочная, смарт-терминал или POS-система

Автономная касса с кнопочной клавиатурой. Небольшое устройство с маленьким экраном, как у калькулятора, и минимумом возможностей. Это самый простой вариант, но подходит только при ассортименте до 20–30 позиций.

Смарт-терминал с сенсорным экраном. Устройство с большим экраном, напоминает смартфон или планшет. Для работы требуется установка приложений для управления данными о товарах и расчётах. Вариант для любого бизнеса.

POS-система из нескольких компонентов. Комплексное решение, основа которого — фискальный регистратор. Для работы нужно ещё подключение к компьютеру/планшету и другому оборудованию. Подходит крупному бизнесу.

Особенности разных видов стационарных касс

1. Кнопочные аппараты — очень бюджетное решение, но с ограниченными возможностями. Любые изменения должен вносить технический специалист. Придётся тратиться на его вызов и тормозить работу до его приезда. Обычно доступно всего 1–2 дополнительных устройства. Нельзя подключить электронные весы, и данные нужно вносить в кассу вручную. Зато легко переносить с собой, если модель с аккумулятором и работает не только от сети.
2. Слабое место смарт-терминалов — их экран, а при его повреждении придётся отдавать в ремонт весь аппарат. Владельцы смарт-терминалов «подсаживаются» на программное обеспечение — без обновлений и приложений работать не удастся. Зато ошибки и сбои специалисты могут устранять в удалённом режиме. И сотрудникам удобно выбирать позиции в заказе и даже показывать клиенту меню на экране.
3. POS-система, собранная из разных устройств, позволяет более гибко решать задачи бизнеса. Главный элемент — фискальный регистратор — неубиваемая коробочка, а всё остальное оборудование можно спокойно менять, не дожидаясь приезда специалиста. Но также придётся регулярно платить за ПО.

Кому можно не пользоваться ККТ

Позднее 1 июля 2021 года не пользоваться ККТ в ряде случаев можно физлицам и некоторым организациям и ИП. Постоянное освобождение от онлайн-касс имеют:

Физические лица

Любые физические лица, не являющиеся ИП, в том числе – действующие как страховые агенты , согласно п. 1 ст. 1.2 и п. 11 ст. 2 закона № 54-ФЗ.

ИП на патенте

Они могут не пользоваться ККТ, если выполняют деятельность, указанную в подпунктах 1, 2, 4, 5, 7, 8, 12-17, 19-27, 29-31, 34-36, 39, 41-44, 49-52, 54, 55, 57-62, 64 и 66-80 пункта 2 статьи 346.43 НК РФ (п. 2.1 ст. 2 закона № 54-ФЗ). ИП подобного рода обязаны оформлять и давать клиентам документацию, которая верифицирует расчёт и содержит реквизиты, утверждённые в пункте 1 статьи 4.7 закона № 54-ФЗ для чековых квитанций, исключая реквизиты самого аппарата.

Самозанятые

Физические лица и ИП в отношении деятельности, которая была переведена на уплату налога на профессиональный доход согласно п. 2.2 ст. 2 закона № 54-ФЗ.

Юридические лица и ИП

Предприятия и предприниматели могут не пользоваться ККТ, если:

• Плата происходит с помощью расчётных счетов с юридическими лицами или ИП, согласно п.9 ст.2 закона № 54-ФЗ;
• Работа осуществляется в отдалённых или труднодоступных областях, которые описываются в п.3 ст.2 закона № 54-ФЗ, при этом, как указано в п.8 ст.2 закона № 54-ФЗ, в таких местах должен быть кассовый аппарат для реализации подакцизного продукта или при расчётах с помощью торгового аппарата без человеческого вмешательства;
• Осуществляется деятельность, освобождённая от онлайн-касс, список которой представлен в пп. 1.1, 2, 5, 6 12-15 ст.2 закона № 54-ФЗ.

В таблице приведён полный перечень указанных видов деятельности:

Как зарегистрировать онлайн-кассу

После покупки онлайн-кассу ставят на учёт. Выберите подходящий способ: сходить в налоговую или сделать всё через интернет. Расходы одинаковые, но поездка в инспекцию займёт больше времени, и съездить придётся два раза. Поэтому советуем вариант с интернетом.

В любом случае вам понадобится договор с ОФД и электронная подпись.

Электронная подпись подтверждает личность предпринимателя или руководителя организации

Это важно при регистрации онлайн-кассы и подключении к ОФД. Подпись получают в сервисном центре, она стоит от 2000 ₽

Как зарегистрировать кассу через интернет:

— Укажите адрес точки, где стоит касса, и название вашего ОФД. Возьмите паспорт кассы и фискального накопителя и перепишите сведения из них.

— Отправьте заявление и получите в ответ регистрационный номер кассы.

— Фискализируйте кассу: включите её и укажите дату и время, адрес, сведения о бизнесе и параметры ОФД. Касса напечатает на чековой ленте отчёт о регистрации.

— Снова зайдите в заявку на сайте налоговой и нажмите «Завершить регистрацию». Перепишите данные из отчёта о регистрации и нажмите «Подписать и отправить».

— Подключите кассу на сайте ОФД.

Важно: когда получите регистрационный номер кассы, у вас будет один рабочий день, чтобы завершить регистрацию. Если опоздаете, придётся начать сначала

Как выглядит онлайн-касса для ИП

Разберемся, какие типы онлайн-касс представлены на рынке и как выглядит онлайн-касса для ИП.

Автономные кассы. В народе — «автономки». Это небольшие кнопочные устройства, которые функционируют и без подключения к сети. Они работают от аккумулятора, поэтому подходят для точек, где бывают перебои с электричеством. Это самое доступное решение на рынке, но не стоит торопиться покупать автономную кассу. Недостатков у устройства намного больше, чем достоинств:

• Маленький объем памяти и экран;
• У некоторых моделей отсутствуют порты для периферии. Это в том числе лишает предпринимателя работать с маркированным товаром: сканер будет просто некуда подключить;
• Сложная процедура загрузки товаров на кассу.

Автономная касса АТОЛ 90Ф

Ньюджеры. Ньюджер — следующее поколение автономных касс и единственное на рынке бюджетное решение, которое не требует доработки рабочего места под требования законодательства. Ньюджер готов к эксплуатации конечным пользователем «из коробки»: купил, зарегистрировал, включил и начал работу. Личный кабинет ньюджера малофункционален, но эту потребность может закрыть оператор фискальных данных. В личном кабинете провайдера ОФД обычно доступны аналитические отчеты по продажам по каждой кассе.
Ньюджер АТОЛ 92Ф Lite

Фискальные регистраторы или принтеры чеков. Аппараты без монитора или кнопок. Они только печатают чеки и отправляют их в ФНС. Управлять такой кассой можно через программы на кассовом компьютере. Это единственное решение рынка, которое предлагает доработать инфраструктуру до требований 54-ФЗ с сохранением всех существующих программ бухгалтерии и товароучета.
Фискальный регистратор ШТРИХ-М-01-Ф

Моноблоки или смарт-терминалы. Это устройства с сенсорным экраном и встроенным принтером чеков. Размеры моноблоков могут быть как небольшими — немногим больше смартфона, так и походить на планшет с диагональю более 11 дюймов. Такой кассе не требуется компьютер: все операции можно выполнять прямо на ней. Часто на смарт-терминале установлен софт от производителя. Он помогает в ведении учета товаров, дает возможность смотреть статистику продаж и контролировать работу продавцов.
Смарт-терминал Эвотор 10

Модели для торговых автоматов. Это специальные модели для вендинга: они встраиваются в корпус машины и управляются с помощью кассовых программ. В вендинговых аппаратах также могут использоваться облачные кассы.
Онлайн-касса для вендинга ПРИМ-21 ФА

Перед покупкой онлайн-касс изучите эти параметры устройства:

Шаг 1. Фискальный накопитель: на 15 или 36 месяцев

Фискальный накопитель (ФН) — это память кассы, устройство, которое хранит информацию обо всех проведённых расчётах.

ФН привязан к конкретному кассовому аппарату, с которым он регистрируется в налоговой. При замене кассы нужно заново покупать фискальный накопитель и ставить их на учёт вместе.

Фискальные накопители бывают двух видов в зависимости от срока действия: на 15 или 36 месяцев. Выбирать их нужно с учётом вида деятельности, налогового режима и масштабов бизнеса.

Кому подойдёт ФН на 15 месяцев

• Все ИП с общей системой налогообложения (ОСНО).
• Торговля подакцизным товаром. Если ИП продаёт алкоголь, табак, лекарства и т. д.
• Много продаж. Если ИП пробивает более 200 чеков в день.

Кому подойдёт ФН на 36 месяцев

• Все ИП с услугами. ИП на любом налоговом режиме, если они оказывают любые услуги.
• Все ИП на спецрежимах. Если ИП занимается торговлей и применяет упрощённую систему налогообложения (УСН), платит единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН) или работает по патенту.

Кому подойдёт любой ФН — на 15 или 36 месяцев

• Отдалённая местность. ИП работает с кассой в автономном режиме из-за труднодоступности связи.
• Сезонный бизнес. У ИП сезонная работа или торговля, но без подакцизных товаров, и мало чеков.
• ОСНО + спецрежимы. Если ИП совмещает общую систему налогообложения и УСН, ЕСХН или патент.

ФН выпускаются со сроком действия 15 и 36 месяцев, но память может закончиться раньше, если ИП передаёт много информации в налоговую. Тогда придётся заменить ФН до окончания предельного срока.

ФН на 15 месяцев стоит от 8500 ₽. Через 15 месяцев (или даже раньше) его придётся заменить — купить новый и поставить на учёт в налоговой.

ФН на 36 месяцев — от 12 500 ₽. Его придётся менять через три года (или раньше).

Сам кассовый аппарат выбрать сложнее, чем фискальный накопитель.

Ответы на популярные вопросы

Меня освободит от кассы эквайринг? А получение оплаты по реквизитам? А оплата через сайт?

К сожалению, нет

На каждую оплату физлица выдавайте чек, не важно, каким способом клиент заплатил. Единственное исключение — когда вместо вас чек выдаёт посредник

Слышал, что в чеке нужно писать названия товаров и услуг. Это правда?

Да! До 1 февраля ИП пользовались отсрочкой, но она закончилась. Теперь при каждой оплате в чеке обязательно печатать название всех товаров и услуг, которые получил покупатель. Главное требование к названию: однозначность. Например, «газировка» не подойдёт, «кока-кола, 0,3, стек.» — лучше. При оказании услуг можно ссылаться на договор оказания услуг и указывать его номер. 

Я работаю из дома. Мне что, тоже покупать кассу?

Онлайн-кассе нужен интернет. А что, если он пропадёт?

Всё будет хорошо. Касса продолжит работать и печатать чеки. Фискальный накопитель сохранит информацию о платежах, а когда интернет появится, касса отправит все данные в ОФД. Не переживайте, законодатели позаботились о людях, у которых бывают проблемы с интернетом.

Проблема возникнет, только если интернет пропадёт больше, чем на 30 дней. Вы потеряете возможность принимать платежи, потому что заблокируется фискальный накопитель. Когда включите интернет, он разблокируется, и касса заработает снова.  

А что, если касса перестанет работать?

Почините её в сервисном центре, а потом отбейте чеки коррекции на каждый платёж. Минус способа: если покупатель не получит чек и пожалуется в налоговую, придётся заплатить штраф. Поэтому инспекторы рекомендуют более дорогое решение: купить запасную кассу.

У меня есть электронная подпись Эльбы. Она подойдёт для регистрации кассы?

Не все электронные подписи подойдут. Напишите нашим ребятам в техподдержку. Они помогут разобраться.

По онлайн-кассе проходят платежи от клиентов. А как отразить их в бухгалтерии?

Предприниматели на УСН и патенте ведут книгу учёта доходов и расходов. Записывайте в неё суммы из отчётов о закрытии смены. Или настройте интеграцию Эльбы с Контур.ОФД. После окончания рабочего дня поступление само улетит в бухгалтерию и появится в разделе «Деньги».

Статья актуальна на 05.02.2021

Вопросы и ответы

В переходный период возможны ситуации, которые потребуют особого алгоритма действий.

Если ИП без работников, нужна ли онлайн касса?

До 1 июля 2019 года разрешение не использовать фискализированную ККТ осталось только у предпринимателей на ПСН (кроме тех, кто попал в список из п. 2.1 ст. 2 закона 54-ФЗ) и ЕНВД, и только при условии их работы без привлечения наемного персонала.

Если бизнес потребовал помощников, то в течение 30 дней с момента подписания трудового договора необходимо приобрести кассовый аппарат, заключить договор с ОФД и поставить ККТ на учет в ИФНС.

Если в отведенный срок уложиться не удалось, возможны два варианта развития событий:

• приостановление работы с наличностью до введения кассы в эксплуатацию и, как следствие, потеря выручки за это время;
• вся выручка, наработанная за это время, будет считаться неучтенной и попадает под штрафные санкции по ст. 14.5 КоАП РФ (до 50% от суммы нарушения, но не менее 10 тысяч руб.).

Всем ли необходима онлайн касса с эквайрингом?

Российское законодательство постепенно идет по пути «обеления» экономики, и поэтому всячески старается внедрить практику безналичных расчетов в торговле и сфере услуг.

Но пока банки устанавливают грабительски высокие проценты за эквайринг, государство не настаивает на повсеместном использовании оборудования для оплаты картами.

На данный момент мелкие предприниматели могут сами определять, нужно ли им использовать POS-терминалы.

Исходя из необязательности такой аппаратуры, получается, что ее стоимость нельзя включить в расходы на получение налогового вычета для ИП.

«Обмануть» систему можно только при покупке аппарата со встроенной системой приема банковских карт.

Когда онлайн кассы для ИП на ЕНВД станут обязательными?

1 июля истекает отсрочка для последней категории налогоплательщиков – предпринимателей на ЕНВД. Но есть и другая важная дата – 1 февраля 2021 года, когда субъекты хозяйствования будут обязаны расшифровывать все товарные позиции при покупке.

Это означает, что старые аппараты, даже модернизированные, могут использовать только те ИП, номенклатура продукции у которых не превышает 50 позиций.

Бизнес-идеи с минимальными вложениями. — здесь больше полезной информации.

Остальным придется приобрести ККТ с возможностью применения товароучетной программы.

На что ИП может потратить государственные 18000 рублей?

Налоговый вычет на приобретение ККТ положен только тем, кто добровольно начнет применять кассовые аппараты в переходный период 2017-2019 годов, ст. 346.51 НК РФ.

Вас заинтересует эта статья — Как открыть салон красоты с нуля и привлечь клиентов?

Нужно понимать, что государство не выдает наличные, а позволяет уменьшить налоговые обязательства в 2018-2019 годах на величину затраченных сумм:

• вычет получают те, кто поставил аппарат на учет с 1 января 2017 до 1 июля 2019 года;
• снижение налога положено за каждую купленную единицу ККТ, по 18 000 рублей за аппарат;
• вычет реализуют на основании документально подтвержденных расходов (чеки и накладные) в 2018-2019 налоговых периодах;
• в перечень затрат разрешено включить стоимость не только самого кассового аппарата, но еще и фискального накопителя, необходимого ПО, услуг подключения и модернизации уже имеющихся ККМ.

Важно! Нельзя суммировать стоимость двух и более онлайн касс. Вычет применяется на каждую единицу отдельно, то есть за аппарат стоимостью в 10 000 руб положена «скидка» в 10 000 руб, а за модель стоимостью в 25 000 рублей – 18 000 рублей

Другими словами, общий вычет получится 28 000 руб, а не 35 000 руб.

– оцените статью, 2.67 / 5 (кол-во голосов — 6)

You need to enable JavaScript to vote

Закон о кассах в режиме онлайн: требования к новым устройствам

При использовании ККТ старого образца налоговикам нужно было осуществлять фискализацию платежных данных, снимая показания с ЭКЛЗ непосредственно на территории налогоплательщика. В онлайн-кассах ЭКЛЗ заменена на новый технологический компонент — . Он в сочетании с дополнительными вычислительными и коммуникационными модулями делает кассовый аппарат приспособленным к выполнению технических требований к функционалу ККТ, установленных ст. 4.1 закона 54-ФЗ в текущей версии. Онлайн-касса с фискальным накопителем умеет:

1. Отправлять данные о совершаемых на кассе платежах в ФНС в режиме онлайн при посредничестве операторов фискальных данных (ОФД).

ККТ старого образца не были приспособлены к выполнению аналогичной функции. Покупателям выдавался только бумажный чек.

3. Обеспечивать сохранность платежных данных в памяти ККТ в периоды отсутствия связи с ОФД.

Фактически платежные данные сохраняются в памяти фискального накопителя. Отметим, что ККТ с ЭКЛЗ выполняли в принципе схожую функцию — но только лишь в целях сохранения платежных данных перед фискализацией, которую налоговики проводили непосредственно на территории хозсубъекта.

4. Обеспечивать шифрование и невозможность несанкционированной корректировки записей о платежных операциях в памяти фискального регистратора.

Можно отметить, что в отношении ККТ старого образца законодательство выдвигало аналогичные требования. Как в ЭКЛЗ ранее, так и в фискальных накопителях сегодня применяются надежные криптографические алгоритмы, не позволяющие «скрутить» показатели по выручке.