Как начать работать новому кассиру с онлайн-кассой?

Документы, обязательные к заполнению при ведении онлайн-кассы

Ведение этого документа обязательно

При массовом применении онлайн-касс многие требующиеся до этого сопутствующие документы отменили, но некоторые из них до сих пор обязательно нужно вести кассиру.

Согласно необходимым указаниям, операции оборота денежных средств, осуществляемые на кассовом аппарате, должны дублироваться в следующих документах:

• кассовой книге — в ней производится учёт всех полученных и выданных средств;
• приходном кассовом ордере — выписывают получения компанией любых наличных средств;
• расходном ордере — заполняется при выдаче наличности из кассы.

Для отслеживания выручки требуется вести Х-отчёт. Он не отправляется в ФС и налоговую, а является своеобразной помощью для удобства отслеживания денежных операций. Гашение выручки из него не производится.

Главными данными, вносимыми в такой отчёт, являются:

• дата, время;
• общая сумма наличности в определённом промежутке времени;
• итоги продаж;
• число продаж за смену;
• наличные и безналичные оплаты;
• количество чеков.

Кто допускается к работе с кассовым аппаратом

К работе с ККТ допускаются только те сотрудники, которые соответствуют определенным критериям:

• Тщательно изучили правила работы с кассовым оборудованием. С точки зрения законодательства, правила эксплуатации не являются обязательными к исполнению, но имея определенные знания, кассир сможет использовать их в случае возникновения не предусмотренных новым законодательством ситуаций. Также изучение правил работы с онлайн-кассами потребуется тем, кто с таким оборудованием ранее еще не взаимодействовал.
• Несет материальную ответственность, что подтверждается подписанным сотрудником договором. Такой договор заключается при вступлении работника на должность. В противном случае он может позже отказаться его подписывать. В трудовом договоре работодатель может прописать пункт о необходимости заключения договора. Но, даже если нет договора о полной материальной ответственности, работодатель иногда вправе к ней привлечь сотрудника. Это возможно, если, например, компания понесла убытки по причине алкогольного или наркотического опьянения работника на момент исполнения им своих трудовых обязанностей.
• Изучили до мельчайших подробностей инструкции, прилагаемые к кассовому оборудованию. Работник должен знать, как работать с онлайн-кассой. От его действий зависит корректное оформление операций и правильное функционирование ККТ.

Обучим ваших сотрудников работе с онлайн-кассой. Оставьте заявку!

Помимо того, что работодатель предоставляет всю необходимую информацию, касающуюся работы с кассовым аппаратом, он может разработать и внедрить внутренние правила по его эксплуатации. К примеру, он имеет право ввести запреты на:

• любые вмешательства в функционирование оборудования;
• допуск третьих лиц к ремонту ККТ;
• самостоятельную чистку кассовой техники;
• нарушение целостности корпуса.

Когда сотрудник ознакомился со всеми правилами, ему необходимо поставить свою подпись.

Открытие смены: как начать работать с кассовым аппаратом

Начинается работа с онлайн-кассой с формирования отчёта об открытии смены

Явиться на рабочее место кассир должен за полчаса до начала смены. После этого необходимо провести следующие манипуляции:

• получить ключи, ленту, деньги для размена;
• подключить кассу к сети;
• заправить её необходимыми выданными материалами, ввести требующиеся сведения.

Для включения может понадобиться авторизация, её выдают каждому сотруднику индивидуально. Это может быть собственный номер или пластиковая карта.

Открытие смены в ККТ происходит после следующих действий:

• кассир выбирает в меню раздел «Открытие смены», отчёт отправляется оператору ФС;
• для проверки ленты и общей работы пробивается несколько пустых чеков;
• производится перерасчёт всех средств кассы, который сверяется с Х-отчётом.

Шаг 4. Оптимальная стационарная касса: простая кнопочная, смарт-терминал или POS-система

Автономная касса с кнопочной клавиатурой. Небольшое устройство с маленьким экраном, как у калькулятора, и минимумом возможностей. Это самый простой вариант, но подходит только при ассортименте до 20–30 позиций.

Смарт-терминал с сенсорным экраном. Устройство с большим экраном, напоминает смартфон или планшет. Для работы требуется установка приложений для управления данными о товарах и расчётах. Вариант для любого бизнеса.

POS-система из нескольких компонентов. Комплексное решение, основа которого — фискальный регистратор. Для работы нужно ещё подключение к компьютеру/планшету и другому оборудованию. Подходит крупному бизнесу.

Особенности разных видов стационарных касс

1. Кнопочные аппараты — очень бюджетное решение, но с ограниченными возможностями. Любые изменения должен вносить технический специалист. Придётся тратиться на его вызов и тормозить работу до его приезда. Обычно доступно всего 1–2 дополнительных устройства. Нельзя подключить электронные весы, и данные нужно вносить в кассу вручную. Зато легко переносить с собой, если модель с аккумулятором и работает не только от сети.
2. Слабое место смарт-терминалов — их экран, а при его повреждении придётся отдавать в ремонт весь аппарат. Владельцы смарт-терминалов «подсаживаются» на программное обеспечение — без обновлений и приложений работать не удастся. Зато ошибки и сбои специалисты могут устранять в удалённом режиме. И сотрудникам удобно выбирать позиции в заказе и даже показывать клиенту меню на экране.
3. POS-система, собранная из разных устройств, позволяет более гибко решать задачи бизнеса. Главный элемент — фискальный регистратор — неубиваемая коробочка, а всё остальное оборудование можно спокойно менять, не дожидаясь приезда специалиста. Но также придётся регулярно платить за ПО.

Виды онлайн-касс

Как работать на онлайн-кассе должен знать работник вне зависимости от вида этого оборудования. Сейчас доступна к приобретению любая онлайн-касса, схема работы которой стандартная. Производители представленного оборудования предлагают владельцам бизнеса пользоваться онлайн-кассами стационарного и мобильного вида. Большинство моделей – стационарные. Они подключаются к электрической сети и Интернету проводными соединениями. Такую аппаратуру легко можно увидеть в магазинах, супермаркетах непосредственно на торговых точках.

Для торговли или оказания услуг на выезде предусмотрены мобильные кассы. Они могут работать без проводного соединения по средствам встроенного аккумулятора и подключения к Сети по Wi-Fi, 4G и так далее. Даже обычный ноутбук, планшет или смартфон может играть роль онлайн-кассы. Для этого к представленному оборудованию достаточно подключить устройство печати для переноса сформированных чеков на бумагу и установить соответствующее ПО.

Алгоритм действий кассира в начале рабочей смены

Сразу по приходе на работу кассиру следует подойти к непосредственному руководителю для получения следующих вещей:

• ключа от денежного ящика;
• запасной чековой ленты;
• мелочи и разменных денег;
• другого необходимого в работе инвентаря.

Деньги обязательно следует пересчитать в присутствии выдавшего их сотрудника. После этого кассир расписывается в журнале о получении этих средств.

После прихода на свое рабочее место сотрудник выполняет следующие действия:

1. При необходимости вставляет чековую ленту.
2. Включает онлайн-кассу, вводит личный логин с паролем.
3. Проверяет наличие интернета.
4. Формирует отчет об открытии смены.
5. Для определения работоспособности кассового аппарата и четкости печати выбивает один-два нулевых чека.
6. Проверяет корректность информации в чеке (даты, времени, нумерации).
7. Прикрепляет на одежду бейдж с указанием должности, фамилии и инициалов.
8. Размещает рабочий инвентарь на определенных местах.
9. Начинает торговлю с обслуживания первого покупателя.

У руководителя есть возможность удаленной проверки каждого выбитого чека в режиме реального времени. Для этого используются специальные приложения для розничной торговли. Эти программные продукты обеспечивает не только дополнительный контроль сотрудников, но и проведение сложной аналитики бизнес-процессов предприятия.

При приеме нового работника прежде всего необходимо организовать его обучение. Корректное соблюдение алгоритмов кассовых операций исключит ошибки при работе с ККТ. За нарушение законодательства установлены довольно серьезные штрафы. Поэтому лучше продлить время стажировки сотрудников, чем впоследствии оплачивать пробелы в их знаниях и умениях.

Научим работать на онлайн-кассе ваших сотрудников. Оставьте заявку!

Работать через интернет

Когда люди слышат о кассах, они представляют «железки» — устройства, которые стоят на прилавке и печатают чеки. Некоторые предприниматели оказывают услуги через интернет: рисуют сайты, разрабатывают программы, пишут тексты. Они даже не встречаются с клиентом лично. Передать бумажный чек нельзя, значит, применять онлайн-кассу не нужно, думают они.

На самом деле онлайн-кассу применяют при любых способах оплаты: через мобильный банк, по реквизитам расчётного счёта, на электронный кошелёк, через платёжного посредника вроде PayPal. Покупателю в любом случае выдают чек, при услугах через интернет — электронный.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса – это контрольно-кассовый аппарат, который оборудован встроенным фискальным накопителем, способным передавать информацию о финансовых расчетах в контролирующие органы в режиме реального времени. При совершении денежной операции данные сразу же поступают в налоговую службу и хранятся на ее компьютерных серверах. Работает такая аппаратура только при наличии доступа к интернету.

Из чего состоит онлайн ККМ

Чтобы подробнее разобраться в принципе работы такой техники, необходимо знать, из каких основных комплектующих она состоит.

Ее основу составляют три детали, встроенные в корпус с кнопками на наружной поверхности:

1. Устройство, предназначенное для печати чеков.
2. Фискальный накопитель. Он обеспечивает подписание чеков, их шифровку для фискального оператора и расшифровку данных от него.
3. Сетевая карта. Она обеспечивает возможность подключения кассы к интернету. На ней есть специальные разъемы для подключения кабельного или беспроводного интернета.

Работа с онлайн-кассами

Не все знают, по какому принципу работает онлайн ККМ, и как происходит передача данных в ИФНС.

Принцип работы онлайн-кассы:

1. Продавец, рассчитывая покупателя, вводит сумму при помощи клавиатуры и нажимает кнопку, чтобы напечатать чек.
2. Введенная в чеке сумма и другая информация, связанная с продажей (наименование товара, количество и т.п.) передается в зашифрованном виде оператору фискальных данных. Это посредник, с которым предприниматель заключает договор на обслуживание.
3. Оператор проверяет информацию и подтверждает ее получение.
4. Ту же информацию фискальный оператор отправляет в Налоговую службу, и там она хранится не менее 5 лет.

На весь процесс уходит несколько секунд, так как система работает автоматизировано.

Важно! Договор с фискальным оператором предприниматель подписывает после покупки онлайн-кассы, при ее установке. Обслуживающая компания должна быть аккредитирована налоговой службой.

Требования к онлайн-кассе

Налоговой службой ведется специальный реестр онлайн-касс, разрешенных к использованию. Этот список можно посмотреть на официальном сайте ФНС. В данный перечень включена техника, которая соответствует государственным стандартам. Предпринимателям при приобретении кассовой техники нужно знать следующие современные требования, которые предъявляются к онлайн-кассам в соответствии со ст.4. Федерального закона №54-ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно-кассовой техники…»:

Что такое онлайн-касса и как она работает

Ключевое отличие кассы нового формата от аппарата старого образца — подключение через интернет и отправка электронных чеков в налоговую. Что насчет привычного нам формата? Покупатель получает бумажные чеки при расчете. Он также может потребовать и электронную версию. Онлайн-касса дополнена функцией отправки чека на почту или телефон. Если вы приобрели товар или услугу дистанционно, то получите только электронный чек, который при желании можно распечатать.

Ежедневно в ФНС поступает большой объем фискальных данных от всех полученных онлайн-касс. Эта информация конфиденциальна, и она требует тщательного контроля, проверки на ошибки и дальнейшей сортировки. Поэтому посредником между кассой и ФНС выступает оператор фискальных данных, или ОФД. Именно он отвечает за прием, хранение, обработку и передачу информации налоговой. Также в связи с этим все кассы нового формата были оснащены фискальными накопителями, на которых хранятся данные о чеках. Информация из него отправляется к ОФД посредством встроенного модуля передачи данных. Максимальный срок — 30 дней. Если по истечении этого периода оператор информацию не получит, процесс работы застопорится. Это может произойти из-за сбоя основного интернет-канала.

• По факту передачи чека в ФНС пользователю приходит подтверждение.
• Доступ ко всем чекам есть в личном кабинете на сайте оператора фискальных данных.
• Также пользователь может вывести на печать расчетный отчет на данный момент, чтобы узнать о чеках, которые не были отправлены, и их количестве.
• Процедура возврата средств за товар или услуги оформляется на базе соответствующего чека возврата, который также отправляется в ФНС через фискального оператора.
• Бланки строгой отчетности формируются в электронном формате по факту расчета с покупателем.

Порядок работы с онлайн-кассой во время рабочей смены

После прихода на рабочее место на юридический или фактический адрес фирмы и выполнения предписаний по запуску онлайн-кассы работник должен сформировать документ отчета о начале рабочей смены. Он, как и чеки, отправляется в налоговую службу через подключение к Интернету. Операция происходит в автоматическом режиме. После того, как в заведение зашел потребитель и выбрал товар или услугу, кассир с помощью встроенного ПО в аппарат кассы нового образца выполняет следующие действия:

1. формирование предварительных чеков, оповещение покупателя об итоговой сумме оплаты;
2. принятие оплаты от покупателя;
3. фискализация операции (пробитие чека);
4. выдача бумажного чека потребителю;
5. отправка электронной версии чека потребителю на электронную почту или по смс.

Этот способ по мере развития банковской сферы становится более популярным не только среди обычных покупателей, но и представителей различных организаций

Во время фискализации операции очень важно правильно заполнить признак расчета и признак способа расчета – одни из ключевых реквизитов чека

Признак расчета имеет следующие варианты:

• покупка совершена (приход);
• возврат товара (возврат прихода);
• прием товара или услуги от покупателя на основе оплаты (расход);
• товар, принятый от покупателя возвращен (возврат расхода).

Примером возврата прихода является случай возвращения товара по причине его ненадлежащего качества. Пример расхода – закупка фруктов у фермера. Если рассмотреть возврат прихода – это случай, когда эти фрукты возращены обратно фермеру по каким-либо причинам. Эту информацию нужно тщательно проверять на корректность каждого блока данных.

Способ расчета может быть представлен в виде полной оплаты за товар или услугу, 50% предоплаты, предоплаты в виде какой-либо суммы, оплаты авансом, передача в кредит, комиссия и так далее. Не менее важными является информация по полной и частичной оплате кредита, а также оформления рассрочки. Они указаны в виде цифровых кодов, отражающихся в отчетности. Все это также отправляется в ФНС, осуществляющей контроль над предприятием.

Коды, представленные выше, служат только для чеков в бумажном виде. Для электронных документов введены свои понятия и коды. Представленная информация вводится специалистом на стадии настройки онлайн-кассы. Ответственный персонал, как правило, не задумывается над ними и не участвует в их вводе во время осуществления оформления чеков. Однако кассиры, используя встроенное ПО, должны знать правила применения кодов и их значения.

В программном обеспечении кассы доступный пользовательский интерфейс, позволяющий ввести контактную информацию о покупателе еще до совершения покупки. Телефон, адрес электронной почты устно, письменно или QR-кодом, который формируется специальным мобильным приложением, разработанный техническими специалистами налоговой службы. На сегодняшний момент это самый быстрый способ внести информацию о покупателе при условии наличия у кассира устройства считывания QR-кодов.

Рабочую смену нужно завершать не позже 24 часов после ее открытия. Если предприятие работает по круглосуточному графику, смена закрывается и сразу открывается. Процедура сопровождается формированием отчета о завершении рабочего периода. Такой документ фиксируется в ФН и отправляется в ФНС автоматически. В этом он похож на отчетную документацию о начале смены.

Как работает МТС касса

Немного о том, как работает касса МТС. Когда потребитель приобретает товар, данные о продаже должны вноситься в память кассы. Операцию проводит кассир. Он может использовать клавиатуру и все сделать вручную, либо прибегнуть к помощи сканера. Данные о продаже поступают в фискальный накопитель, который запомнив и зашифровав информацию, отправляет её ОФД.

После проверки и регистрации данные, операции присваивают фискальный номер. Далее информация возвращается на кассу и отправляется в налоговую. Затем формируется чек, и он печатается на принтере. При запросе от потребителя электронная копия чека отправляется на указанную электронную почту.

Какие документы нужно вести

Сначала надо зарегистрировать ККТ, а уже потом изучать, как пользоваться кассовым аппаратом. Пошаговый алгоритм и порядок этих действий не сложный. Помимо того, ККТ ежедневно выдает чеки об открытии и закрытии смены, требуется наличие другой документации:

1. В обязательном порядке должны формироваться приходные и расходные кассовые ордера, необходимо вести кассовую книгу. В ней должны быть прописаны сведения по каждой операции.
2. Должны быть сформированы бланки строгой отчётности (БСО).
3. Отчетность по каждому кварталу. Если приедет инспектор с проверкой, то организация должна предоставить информацию не только на электронном носителе, но также в бумажном варианте.

Приходный кассовый ордер — это бумага по форме № КО-1. В ней содержатся данные о том, сколько денежных средств поступило за оплату товаров или услуг. Се квитанции собираются за целый день, и их закрывает отчёт о закрытии смены. Расходный кассовый ордер — это форма № КО-2. В нем указаны суммы, которые выданы со счетов предприятия. Также собираются и хранятся квитанции на возврат товара или коррекции какой-то позиции из чека.

Приходный кассовый ордер

Важно! В Z-отчёт, который аналогичен квитку о закрытие смены прописывается полная информация о компании: начиная от наименования и даты формирования, заканчивая количеством чеков, не отправленных в ОФД и реквизитами фирмы

Действия при допущении ошибки в работе с кассовым аппаратом

Выбор действий по устранению проблемы зависит от её вида: неприменение онлайн-кассы либо ошибки в чеке

За неприменение ККТ или ошибке при расчёте операционисту грозит штраф. Но есть законные способы исправить неприятность.

Неприменение онлайн-кассы

В этом случае нужно делать чек-коррекции. Для этого следует действовать таким образом:

• Составить акт, в нём указываются: операции, произведённые без ККТ, дата, время, когда они происходили, вид товара, стоимость. В нём необходимо указать причину неиспользования. Документу присваивается номер.
• Формируется чек-коррекции. Здесь нужно выбрать такие пункты:
  • • признак расчёта – «Приход» или «Расход» (в зависимости от операции, когда кассу не применили);
    • указываются причины коррекции: самостоятельная или по предписанию;
    • вписывается номер акта;
    • указывается дата.
• После этого требуется сообщить о своих действиях в инспекцию.

Ошибки в чеке

Бывают различные ситуации, действия зависят от конкретной:

• Кассир указал неправильную сумму. В таком случае нужно сформировать два чека: «Возврат прихода», затем «Приход».
• Лишний товар в чеке. Необходимо выполнить «Возврат прихода». При необходимости вернуть покупателю разницу.

Работа с онлайн-кассами

Общий порядок работы с онлайн-кассой остается прежним. Перед началом работы необходимо заполнить по инструкции или загрузить товарную базу. Чтобы начать работу, кассиру нужно открыть смену, а после окончания — закрыть ее. Оплата покупки, в зависимости от характеристик и дополнительных устройств кассы, может быть как наличной, так и безналичной. Если вы продаете спиртные напитки, то кассу следует также подключить к ЕГАИС. Многие современные кассы также поддерживают системы товарного учета, в том числе от 1С, и могут обмениваться данными с ними в режиме реального времени.

Все взаимодействие кассы с ОФД и налоговой автоматизировано, операции производятся не дольше двух секунд. За это время касса успевает передать на сайт посредника, с которым заключен договор, все данные. Туда входит наименование товара и сумма операции. Оператор, приняв все данные, дает подтверждение, присваивает каждому чеку уникальный номер. Кассир в это время пробивает чек со всеми необходимыми обработанными системой данными, и отдает его покупателю. Во время всех этих манипуляций происходит передача оператором всей информации в единую базу налогового органа, где был зарегистрирован бизнесмен.

Чего нельзя делать при работе с онлайн-ККТ

Как и в прежние времена, нельзя начинать торговлю, не имея кассовой книги и не сформировав отчета о начале смены. Рассматривая работу с онлайн кассой пошагово, можно выделить еще 5 типичных ошибок кассира:

1. Отсутствие специальной контрольной ленты, на которой содержатся данные о терминале;
2. Допущение к кассе других работников, не имеющих к операциям отношения. Тем более, допущение клиентов или посторонних;
3. Отлучка от кассы без предупреждения и закрытия смены;
4. Оставление включенного терминала без присмотра, с открытым денежным ящиком;
5. Хранение чаевых или личных денег в денежном ящике.

Настройка кассового аппарата

Конфигурировать оборудование лучше поэтапно. Контрольно-кассовую технику удобно настроить таким образом, чтобы в одной категории объединить пункты, аналогичные друг другу. К примеру, одна категория товаров облагается налогом с определенным значением, а за другую вообще нет налогов (такое тоже бывает). Далее нужно выставить правильные значения даты и времени.

Режим программирования устройства запускается при повороте ключа в положение ПРОГ (П). Если на корпусе расположена кнопка, то нужно зайти в пункт меню Программа и уже в этом режиме задавать нужную конфигурацию. Многие модели устройств оснащены специальным рычажком, расположенным под крышкой отсека с бумажным рулоном. Этот элемент также переводится в режим Программа. Настраивать кассу нужно только по должностной инструкции кассира-операциониста онлайн-кассы.

Нужна ли для интернет магазина онлайн касса?

Да, нужна. И в каком случае она потребуется, мы уже разобрались выше. Основным отличием такой кассы является способ передачи данных (через интернет) А до этого контрольно-кассовые аппараты хранили всю информацию на внутренних накопителях. Которые потом передавались в налоговую.

Впрочем, без накопителей дело не обошлось в современных кассах. Он используется для:

1. Хранения актуальных текущих данных.
2. Подписи через ЭЦП (для фискальных документов).

Надо еще и сказать о том, что интернет-торговля по закону не отделяется от обычной. Однако, существует такое определение, как дистанционная торговля. Интересно то, что эта торговля различается с обычной в механизме работы:

1. Выдачи чеков.
2. Способов оплаты.

Здесь тоже не обходится без исключений. Дело в том, что касса не потребуется, если вы проводите все транзакции через платежного агента. Это может быть:

1. Почта РФ.
2. Сторонняя служба с курьерами.

Если курьерская служба принадлежит вам, то без кассы не обойтись. Если это аутсорс, то выдавать чеки будут они.

ИП для работы с онлайн-кассой должен купить фискальный накопитель и не только

Чтобы использовать онлайн-кассу, понадобится фискальный накопитель, сам кассовый аппарат и дополнительное оборудование.

Фискальный накопитель (с учётом вида бизнеса)

• на 15 месяцев — от 8500 ₽;
• на 36 месяцев — от 12 500 ₽.

Кассовый аппарат (на выбор)

• кнопочная касса — от 4000 ₽;
• смарт-терминал — от 8500 ₽;
• POS-система — от 45 000 ₽;
• фискальный регистратор — от 20 000 ₽, к нему требуется компьютер или ноутбук и другие дополнительные устройства.

Дополнительное оборудование (по необходимости)

• сканер штрих-кодов — от 2100 ₽;
• электронные весы — от 3000 ₽;
• денежный ящик — от 1900 ₽;
• ридер дисконтных карт — от 2300 ₽;
• детекторы купюр — от 5900 ₽;
• терминал эквайринга — от 0 ₽, если брать в пользование у банка, и от 3500 ₽, если покупать в собственность.

Каждому предпринимателю приходится выбирать оптимальные варианты по каждой из трёх позиций. Нельзя работать без фискального накопителя или кассового аппарата, а также не обойтись без дополнительного оборудования, если оно не идёт в комплекте с кассой.

Как сэкономить при покупке контрольно-кассовой техники (ККТ)

1. Правильно выбрать фискальный накопитель по сроку действия и корректно поставить его на учёт, иначе придётся заменять.
2. Найти оптимальную модель кассового аппарата без переплат за ненужные функции и параметры.
3. Выбрать только самые необходимые дополнительные устройства, чтобы не купить лишнего.

Инструкция для ИП: как выбрать онлайн-кассу и не переплатить

Читать по теме